Organizuojate konferenciją? Turite rūpesčių? Patikėkite juos KTU Savivaldos mokymo centrui. Mes turime patirties ir žinių, kaip tai padaryti, ir esame pasirengę Jums padėti! Mums rašykite el. paštu login@savivalda.lt.

• Renginio vizija ir planas

Pavyksta tik tinkamai suplanuotas renginys. Todėl pirmiausia kartu su Jumis aptarsime renginio tikslą, paskirtį ir pobūdį. Tik gerai žinodami, ko siekiame, galime tikėtis pageidaujamo rezultato. Sukursime renginio viziją ir parengsime detalųjį renginio planą.

• Biudžeto planavimas

Viena iš pagrindinių sėkmingos konferencijos organizavimo prielaidų - aiškus ir iš anksto aptartas biudžetas. Žinodami, kiek turime resursų, galime suplanuoti vienokią ar kitokią renginio programą. Iš anksto suplanavę lėšas, visada pasirinksime racionaliausią sprendimą ir be rūpesčių įgyvendinsime projektą.

• Renginio vietos ir viešbučio parinkimas

Patirtis organizuojant įvairius seminarus, konferencijas ir kitus renginius, leidžia mums objektyviai spręsti apie įvairių salių bei viešbučių galimybes ir trūkumus. Įvertinę renginio biudžetą bei dalyvių skaičių, pateiksime patį geriausią renginio vietos ir viešbučio pasiūlymą ir taip sutaupysime daug Jūsų laiko.

• Išankstinė dalyvių registracija

Renginio dalyviams, pranešėjams bei suinteresuotoms organizacijoms mes paruošime ir išsiųsime kvietimus, preliminarią programą ir pagrindinę informaciją apie renginį. Vykdysime išankstinę dalyvių registraciją, patikslinę bei patvirtinę duomenis, paruošime renginio dalyvių sąrašą, teiksime informaciją bei spręsime konferencijos dalyviams iškylančias problemas.

• Renginio stilius ir leidyba

Sukursime ir pasiūlysime vientisą konferencinės medžiagos apipavidalinimą, stilių. Pagal sukurtą renginio stilių įvairiomis kalbomis konferencijos dalyviams paruošime medžiagą: programų bukletus, aplankus, kvietimus, rašiklius. Paruošime ir renginio salėje pakabinsime plakatus, priderinsime gėles. Ne tik kopijuosime ar įrišime pranešimus, bet ir padėsime parengti juos taip, kad būtų raiškūs ir įsimenantys.

• Renginio tinklapis

Sukurtas dalykinio renginio tinklapis internete kelia Jūsų renginio prestižą ir yra puiki galimybė paskleisti renginio naujienas dalyviams, žiniasklaidai ir visiems susidomėjusiems.

• Vertimo paslaugos

Pasiūlysime profesionalius vertėjus, užtikrinsime sinchroninį vertimą, paruošime konferencinės medžiagos vertimą įvairiomis kalbomis.

• Techninės įrangos pristatymas ir priežiūra

Didelės pasirinkimo galimybės garantuos tinkamiausią techninę įrangą Jūsų renginiui. Pasirūpinsime, kad renginio metu būtų ir veiktų visa reikalinga audio, video, kita būtina įranga. Jums pageidaujant, įkursime konferencijos informacinį centrą, užtikrinsime, kad renginio metu dalyviai galėtų pasinaudoti kompiuteriu ir interneto prieiga, gauti ir išsiųsti elektroninį laišką, kopijuoti dokumentus.

• Sutikimas oro uoste

Užsienio svečius pasitiksime oro uoste. Suteiksime visą reikalingą informaciją, palydėsime į viešbutį. Stengsimės sudaryti kuo geresnį įspūdį svečiui ne tik apie renginį, bet ir apie Lietuvą. Pasirūpinsime, kad svečiams išvykstant, jie būtų nuvežti į oro uostą.

• Transporto paslaugos

Pasiūlysime patikimą, tinkamą ir patogų transportą: lengvuosius automobilius, mikroautobusus ar autobusus, atitinkančius svečių rangą.

• Sekretoriato paslaugos

Renginio dieną konferencijos vietoje svečius pasitiks malonūs ir paslaugūs jauni žmonės, išsiskiriantys specialia atributika. Svečius užregistruosime, išdalinsime paruoštas dalyvių korteles bei konferencinę medžiagą. Renginio dalyviams teiksime visą reikalingą informaciją.

• Kavos pertraukėlės, maitinimas

Organizuosime dalyvių maitinimą bei kavos pertraukas. Siūlysime europietiškos virtuvės patiekalus, atsižvelgdami į individualius renginio dalyvių pageidavimus, pavyzdžiui, dėl vegetariško maisto. Pasiūlysime geriausią vietą surengti susipažinimo vakarėlį, priėmimą ar laisvalaikio renginį.

• Bendravimas su žiniasklaida

Užtikrinsime, kad renginys būtų kuo plačiau atspindėtas masinėse informacijos priemonėse. Suderinę su Jumis paruošime ir išplatinsime pranešimus spaudai, sukviesime žiniasklaidos atstovus, surengsime spaudos konferenciją. Padėsime surengti interviu su renginio pranešėjais ar dalyviais.

• Renginio koordinavimas

Palikite organizacinius rūpesčius patyrusiems specialistams. Jums nereikės vargti paskutinėmis dienomis prieš renginį, kai informacijos srautas pats didžiausias. Jums nereikės rūpintis organizaciniais reikalais renginio metu ir atsitraukti nuo renginio temos. Mes išspręsime visas problemas ir sutvarkysime visus organizacinius reikalus.

• Laisvalaikio organizavimas / kultūrinė, pažintinė programa

Surengsime ekskursiją po miestą, pasiūlysime išvyką su programa, pobūvį lietuviškoje aplinkoje, išpildysime kitus Jūsų pageidavimus. Smagiai praleisite laiką su kolegomis, bendraudami užmegsite naujų pažinčių ir tikriausiai susitarsite dėl naudingo bendradarbiavimo.

• Galutinė ataskaita

Pateiksime galutinę išlaidų ataskaitą ir renginio dalyvių atsiliepimus. Pridėsime visas sąskaitas ir čekius, suskaičiuosime kiekvieną centą. Visos išlaidos bus pagrįstos išsamiai ir aiškiai, kaip buvo numatyta biudžete.

Susipažinkite su KTU Savivaldos mokymo centro įgyvendintais renginiais: